2017/05/04

Prácticas en la Comisión Europea - Documentos y Preselección

¡Hola! Tras la entrada sobre el formulario de solicitud para realizar prácticas en la Comisión Europea, hoy traigo aclaraciones y consejos sobre la segunda fase del proceso de selección: el envío de documentos. La alegría al recibir el mensaje comunicándonos que hemos superado la primera fase es indescriptible, pero ahora toca probar que todo lo que incluimos en la solicitud es verdad y... solo nos dan una semana para enviarlo todo. Así es, ellos tardan casi tres meses en dar señales de vida, pero a nosotros nos meten prisa. ¡Sigue leyendo y sobrevivirás al proceso!


We are pleased to inform you that your application has been shortlisted for a Traineeship at the European Commission.

Es el mensaje que te encuentras un buen día al abrir tu e-mail. Algunos se lo esperan, otros no. Yo no me lo esperaba lo más mínimo, recuerdo exactamente que estaba en clase cuando vi el mail y no pude gritar, saltar, correr, abrazar a gente ni nada. Me limité a permanecer sentada en mi silla con una sonrisa nerviosa de oreja a oreja sin poder escuchar al profesor, mientras concentraba todas mis fuerzas en no hacer esto:

Esto era yo al leer la primera frase del mail...

Luego fue cuando vi que para ser oficialmente preseleccionada, me pedían que mandase prueba oficial de: 

♣ Documento de identidad
♣ Educación universitaria (diploma + notas)
♣ Certificados de todos los idiomas mencionados en la solicitud 
♣ Experiencia laboral o de voluntariado

Cuando digo oficial, quiero decir que los documentos deben tener sello oficial, papel oficial y firma oficial, además de mostrar claramente tu nombre y las fechas de inicio y final de las actividades correspondientes. Todo eso hay que conseguirlo, escanearlo y enviarlo en UNA SEMANA.

... y esto era yo al leer el resto del mensaje.

Lo más normal es que si estás metido en un proceso de selección, compruebes de antemano que dispones de justificantes oficiales de todo lo que has ido haciendo y aprendiendo a lo largo de tu vida. Porque es de esperar que te pidan una prueba formal de todo lo que dices que tienes. Pues a mí el asunto me pilló por sorpresa

Mi filosofía al rellenar el formulario de solicitud fue "no tengo posibilidades de que me cojan, así que yo pongo tooodo lo que sé hacer aunque no tenga prueba de ello, y ya en el improbable caso de pasar a la segunda fase, me preocuparé de mendigar papeles". 

Pues bien, no sigas mi filosofía. Mal hecho estuvo. Ya que desde el momento en el que envías la solicitud hasta que te dan una primera respuesta pasan casi tres meses, utiliza ese tiempo para conseguir justificantes firmados y sellados de absolutamente TODO, desde diplomas de la universidad hasta proyectos de voluntariado, pasando, por supuesto, por los certificados de idiomas. Suplicar por todos los documentos en una semana es arriesgadísimo, tal vez no te respondan a tus emails, tal vez vayas a las oficinas de la gente que tiene que firmarte algo y no están ahí, y un largo etcétera.

A continuación explicaré qué documentos aceptan como prueba y aporto un par de consejos para los irresponsables como yo para arreglar cutremente la situación en el último momento. Vayamos por partes:


DOCUMENTO DE IDENTIDAD

Empezamos suave. Si no intentaste conseguir las prácticas usurpando la identidad de otra persona (seguro que hay casos), esto no debería suponer el más mínimo problema. Solo tienes que escanear tu carné de identidad o pasaporte. Lo único que puede ir mal aquí es que no te fijes en la fecha de caducidad y haya expirado (que seguro que también habrá casos). Pasemos a los platos fuertes.



EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

Necesitarás:
Diplomas de todos los estudios universitarios finalizados (grados, másters, doctorados...). Para aquellos que hayáis estudiado en España con el plan antiguo (pre-Bolonia): ¡considerad las diferencias con el resto de Europa! Una diplomatura corresponde a un grado (Bachelor) y una licenciatura a Bachelor + Máster. 
Transcript of records. Listas con tus notas en todos tus estudios universitarios.
Justificante de una estancia Erasmus, si es el caso.
 Si estás matriculado en una universidad actualmente (haciendo un máster, doctorado o un segundo grado), justificante de matriculación en dicho centro. 

Recuerda que una de las pocas condiciones para solicitar estas prácticas es haber completado un grado universitario de mínimo 3 años (180 ECTS). Es obligatorio haber obtenido ya el diploma en el momento que envías la solicitud, así que olvídate de intentar convencerlos de que te acepten porque ya te falta poco para acabar, no harán ninguna excepción.

Este apartado tampoco debería conllevar dificultades en general. Simplemente saca todos los documentos mencionados del cajón, comprueba que estén debidamente firmados y sellados, escanéalos y guárdalos en tu ordenador.

Sin embargo, algo que sí puede complicarte un poco la vida es haber cursado un mismo grado en distintas universidades. Este fue mi caso, empecé el grado en España pero luego pedí el traslado de expediente a Alemania, donde obtuve el diploma. De esta manera, ninguna universidad me podía certificar que había cursado 3 años con ellos. 

La solución: a todos los documentos que vayas a enviar, añade una página extra escrita por ti explicando todos estos detalles. ¿Cambiaste de universidad? Si es así, ¿te convalidaron los créditos? ¿Por qué hay fechas que no coinciden con tu formulario de solicitud? En resumen, todo lo que no puedas explicar mediante tus certificados acláralo con tus propias palabras en esta página extra. No pierdes nada y puede salvarte de posibles malentendidos burocráticos.


CERTIFICADOS DE IDIOMAS

Agárrense que vienen curvas. Esta suele ser la parte más problemática para la mayoría. Al fin y al cabo, es común hablar idiomas y no examinarte para ellos, ya sea por falta de dinero, ganas, tiempo o lo que sea. Pues bien, si pasas la primera fase del proceso de selección, vas a tener que probar tus conocimientos en todos y cada uno de los idiomas que incluiste en el formulario. Hasta aquellos en los que pusiste que tienes un nivel A1. ¿Y quién hace un examen oficial de idiomas para un nivel A1? Eso también me lo pregunté yo, y la conclusión a la que llegué fue: nadie en su sano juicio (a no ser que el examen venga incluido con el curso). 

Además de mis dos idiomas maternos, incluí 5 idiomas extranjeros en mi solicitud, de los cuales solo tenía prueba oficial para 2. Así que imaginad la pesadilla que este tema supuso para mí. Me dieron una semana para sacarme un B2 de francés, un A1 de italiano y un A1 de holandés. Si te preguntas cómo conseguí salir airosa de eso, sigue leyendo (#suspense).

Comento los documentos que envié para cada idioma y los pasos que tuve que dar para conseguirlos, para que os pongáis en situación y sea más fácil de entender. Creo que esta lista incluye absolutamente todas las maneras de justificar tu conocimiento de idiomas que la Comisión conoce xD. Lo que no se puede negar es que me esforcé en recolectar todos los certificados que pude, quién sabe, quizá se apiadaron de mí. 

Idiomas maternos:
¡no hace falta prueba oficial de esto!

Inglés:
♣ Certificado (caducado) del examen TOEFL IBT. 116 puntos bastaron para nivel C2.

♣ La regulación oficial de mi programa de máster en la que consta que el idioma de enseñanza es el inglés. Añadí también una página extra escrita por mí indicando en qué párrafo de la regulación se encontraba la información sobre el idioma. 

♣ Certificado C1 de la escuela de idiomas en España.


Alemán:
♣ Si dispones de una titulación universitaria realizada por completo en un idioma, lo aceptan como prueba suficiente. En mi caso, solo cursé una parte de mi grado en alemán. Adjunté otra vez mis notas de la universidad alemana y en la página extra expliqué cómo la leyenda de mi transcript of records especificaba qué asignaturas habían sido cursadas en alemán

Certificado DAAD (disponible en unis alemanas). Este examen lo hice en la escuela de idiomas de la universidad de Friburgo. Se trata de un examen medio-oficial que permite a estudiantes que van a irse de Erasmus a cierto país evaluar su nivel en el idioma del país de destino. Pagué los 30€ que cuesta el exámen, lo hice en un par de horas, me lo sellaron, firmaron y listo. Si estás en otro país, pregunta en tu universidad por las opciones que te dan de conseguir un pseudo-certificado de idiomas de manera rápida y económica.


Francés:
Si has leído otras entradas del blog, sabrás que aprendí francés como au pair en Bruselas de manera muy informal y, a pesar de hablarlo con fluidez, nunca me examiné de un nivel alto. ¿Cómo me las ingenié para conseguir un certificado? Toma nota, porque esto puede resultar útil a mucha gente:

♣ Fui al centro cultural francés de Friburgo para ver las opciones que me ofrecían. Ya estaba inscrita en un curso de conversación con ellos y tenía la esperanza de que me ayudasen. Lo que hice fue inscribirme en el examen oficial DELF B2 (y pagar los 90€ que cuesta) y enviar la prueba del registro para el examen a la Comisión, mostrando mi compromiso para aprobar el examen y prometiendo que lo aprobaría en un par de meses.

♣ Además del justificante de inscripción para el DELF B2, convencí a la señora del centro cultural francés de que me escribiera una especie de carta de recomendación diciendo que me había escuchado hablar y que confiaba en que aprobaría el examen. 

♣ Todo esto lo expliqué con detalles en la página extra con el resto de aclaraciones con respecto a los idiomas, recalcando también que tenía experiencia trabajando como au pair y viviendo 24h en francés. 


Italiano:
♣ Pagué otros 30€ por el certificado DAAD, completé el examen a todo correr y fue suficiente para probar un nivel A1. Siempre tienes que enviar certificados para todos los idiomas, pero es cierto que son un poco menos exigentes con los niveles más bajos.


Holandés:
♣ No me dio tiempo de hacer la parte oral del examen DAAD (había que concretar una cita con un profesor y recordad que solo disponía de una semana para obtener el título), de modo que hice el resto de las partes (escribir, escuchar y leer) y presenté a la Comisión un papel en el que literalmente ponía "esto NO es un certificado" (por faltarle la parte oral). Como os digo, son algo menos estrictos con los niveles de idioma bajos. 




EXPERIENCIA LABORAL O DE VOLUNTARIADO

Para las tres experiencias laborales indicadas en la solicitud, deberás presentar una de estas opciones:
♣ Contratos laborales
♣ Cartas de recomendación de un superior
♣ Certificados firmados y sellados de actividades de voluntariado

Ten cuidado con los voluntariados, no cometas el error de pensar que se los toman menos en serio. He leído casos en los que una candidatura era rechazada por no tener el certificado de voluntariado firmado o porque las fechas indicadas no cuadraban. 

Yo tuve mi odisea personal con esto. Resulta que había participado en grupos estudiantiles e incluí eso en mi solicitud para mostrar que tenía iniciativa, capacidad de organización, bla bla bla. Luego me salió caro aquello porque tuve que mendigar al presidente del consejo estudiantil, enviar mil mails y recorrerme la mitad de los despachos de los profesores para descubrir quién narices tenía autoridad suficiente para firmar y sellar los malditos papeles. 




Tomo un respiro porque llevo un rato redactando esto como una loca sin parar. Casi me estoy transportando a aquella fatídica semana en la que tuve que suplicar por todos estos documentos que he mencionado arriba.

En resumen, tres cosas a tener muy en cuenta: 
♣ Comprueba que los documentos tengan: nombre, fecha, firma y sello.
♣ Incluye todo lo que puedas para justificar la información del formulario de solicitud.
♣ Si ves que tus documentos dejan lagunas y no explican del todo la situación, incluye páginas extra en las que aclaras todo lo que tenga que ser aclarado.

Cuando lo tengas todo escaneado y guardado en tu ordenador, crea un gran archivo PDF en blanco y negro con todas las páginas en orden (mi PDF tiene 50 páginas, para que te sirva de referencia) y súbelo al sistema online de la Comisión

Dos últimas cosas a tener en cuenta al subir el archivo:
♣ Para nombrar el archivo, utiliza el formato indicado por la Comisión en el mensaje que te llegó.
Comprueba que el archivo haya sido correctamente enviado. Una vez lo hayas subido, cierra la ventana, accede de nuevo a la ventana de envío y asegúrate de que ves un cuadro indicando que los archivos fueron enviados con éxito. Hubo gente que se quedó fuera por problemas técnicos tontos como éste. 

Para terminar hoy, hago hincapié en que este proceso requiere un esfuerzo. Tómatelo en serio, aunque creas que no tienes posibilidades, realiza con cuidado todos los pasos e intenta por todos los medios hacerte con todos los documentos necesarios para pasar a la siguiente fase. Si lo haces bien, al mes de enviar tus documentos recibirás una grata sorpresa en tu e-mail...


We are pleased to announce you that you have been pre-selected for a traineeship with the European Commission. Your application will be included in the Blue Book.


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